Każda firma transportowa czy posiadająca flotę pojazdów kładzie nacisk na efektywne wykorzystanie samochodów oraz maksymalną redukcję tzw. pustych przebiegów. Systemy monitoringu GPS to narzędzia znane, pytanie czy równie często wykorzystywane? Jaki nadzór nad pracownikami i samochodami można prowadzić w 2018 roku?

Optymalizacja kosztów ponoszonych nie tylko przez firmy transportowe, ale ogół przedsiębiorstw posiadających rozbudowaną flotę pojazdów, jest zadaniem priorytetowym. Kluczowy jest nadzór nad kosztami utrzymania samochodów, które należy rozpatrywać w kontekście kontroli pustych przebiegów, zużycia paliwa i kosztów eksploatacyjnych wynikających z niewłaściwego posługiwania się pojazdami.

Rozwiązaniem służącym do optymalizowania kosztów utrzymania floty są systemy monitoringu GPS. W skrócie to narzędzia, które dzięki krążącym wokół orbity satelitom GPS, pozwalają określić z dokładnością do kilku metrów lokalizację pojazdu, w którym zamontowano urządzenie nawigacyjne. Satelity na bieżąco przekazują sygnały do odbiornika, aby następnie wszystkie zebrane informacje i parametry przesłać na serwery.

Co można legalnie monitorować w 2018 roku?

Po pierwsze – czas pracy kierowcy i to, w jaki sposób wykorzystuje samochód służbowy – zarówno w czasie pracy, jak i po godzinach. Pracodawca ma prawo znać m.in. aktualne położenie pojazdu, jego prędkość, może też prześledzić historię przebytych tras.

Po drugie – zużycie paliwa. Pracodawca ma prawo wiedzieć, jak wygląda zużycie, aby optymalizować trasy, a jednocześnie uniemożliwiać utratę paliwa oraz utrudniać wykorzystywanie pojazdów do celów osobistych.

Uwaga! Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o tym, że porusza się samochodem wyposażonym w system monitoringu GPS. Gdy podwładny używa pojazd także do celów prywatnych, musi wyrazić zgodę na założenie takiej geolokalizacji. Warunki monitoringu najlepiej jest określić w umowie o pracę lub osobnym dokumencie.

Dwie przesłanki do legalnego monitorowania pracy pracowników przez GPS:

Po pierwsze – pracodawca musi stosować zasadę proporcjonalności, tzn. wykorzystywać monitoring wyłącznie w związku z określoną potrzebą czy w celu zwiększenia efektywności działania firmy.

Po drugie – nie powinny występować żadne inne, skuteczne sposoby kontrolowania zatrudnionych osób.

Co, gdy pracownik nie wyraża zgody na poruszanie się pojazdem wyposażonym w system monitoringu GPS?

Wdrożenie systemu monitoringu GPS bez wątpienia jest opłacalne dla firmy. Dlaczego nie jest więc powszechne? Głównym problemem okazuje się być opór ze stron samych kierowców. Z jednej strony trudno im dziwić się, skoro to narzędzia służące nie tylko do obniżania kosztów związanych z transportem, ale i kontroli ich pracy. Dzięki takim systemom pracodawca może bowiem dużo łatwiej weryfikować czas, który jego kierowcy spędzają na wykonywaniu zadań z użyciem auta, a także skuteczniej rozliczać pracowników z wszelkich przerw w pracy.

Z drugiej strony dane z GPS to korzyści dla kierowcy!

Po pierwsze – bezpieczeństwo. Zdarzają się sytuacje, gdy monitoring dosłownie ratuje życie. – Nie tak dawno temu jeden z kierowców zasłabł i zjechał z trasy. Tylko dzięki temu, że jego samochód wyposażony był w system monitoringu GPS, udało się go szybko zlokalizować i uratować – opowiada Szymon Bieńkowski z Flota-Online.

Po drugie – niesłusznie wystawiony mandat. Dane z monitoringu GPS są wystarczającym dowodem, aby unieważnić mandat karny za przekroczenie prędkości i cofnąć decyzję o zatrzymaniu prawa jazdy. Taki wyrok zapadł w Krakowie 25 lipca 2017 roku. Wojewódzki Sąd Administracyjny uznał dane z homologowanego systemu monitoringu, zgodnie z którymi średnia prędkość samochodu w miejscu pomiaru wynosiła 49 km/h, a nie 102 km/h – jak twierdzili policjanci. W efekcie WSA unieważnił wystawiony mandat karny, a także uchylił decyzję o zatrzymaniu prawa jazdy należącego do niesłusznie ukaranego kierowcy.

System monitoringu GPS: taniej, szybciej, lepiej

Systemy monitoringu to bez wątpienia przyszłość branży transportowej i przedsiębiorstw posiadających floty pojazdów, bo pełna kontrola online nad parametrami samochodów oraz ich przejazdami pozwala skutecznie optymalizować koszty. Nie wspominając już o tym, że dzięki wdrażaniu takich rozwiązań znacząco wzrasta efektywność pracowników, gdyż można łatwo wychwytywać i nagradzać tych najbardziej wydajnych. Dlatego każda firma, niezależnie od liczby pojazdów, którymi dysponuje, powinna przynajmniej rozważyć inwestycję w system monitoringu GPS.